ユーザーの活用例を
ご紹介します
2022.05.23
事務局の仕事も変えた弁護革命|事務所全体での使い方紹介
弁護革命ユーザーインタビュー/
弁護士法人古家野法律事務所・事務局の皆様

弁護士であり弁護革命の開発者でもある山本了宣が、ユーザーから使い心地や利用方法などをうかがう、ユーザーインタビューシリーズ。

第6回目となる今回は、京都市の「弁護士法人古家野法律事務所」に所属する事務局の方にお話をうかがってきました。

古家野法律事務所は、前回インタビューを掲載した大江美香先生が所属する事務所です。
弁護革命ユーザーインタビュー「事務所全体で弁護革命を活用 |チームの中での活用術」大江 美香先生

古家野法律事務所には、弁護士5名(57期・61期・63期・70期・70期)・事務局4名が所属(2022年5月時点)。

2019年から記録のデジタル化に取り組み、2020年10月頃には、弁護士・事務局全員が弁護革命をメインに仕事を行う体制となりました。

また、2015年から弁護士や事務局の育児や介護との両立目的でテレワークを推進。コロナ禍の感染予防目的で一気に進んだそうです。
インタビューをさせていただいた2022年2月時点でも、出勤人数や通勤を減らすために、事務局は週2ペースでテレワークを行っていました。

なお、古家野法律事務所の取り組みは、自由と正義2021年10月号「事業承継を通じて進めた、働き方の選択肢を増やす取組」で紹介されています。
自由と正義のバックナンバーは、日弁連の会員サイトからご覧いただけます。

事務局4名の構成
Aさん:法律事務歴30年・勤続8年・フルタイム
Bさん:法律事務歴25年・勤続14年・フルタイム
Cさん:法律事務歴10年・勤続4年・フルタイム
Dさん:法律事務歴無し(他業種での事務職経験有り)・パートタイム

今回お話を伺ったのは、このうち3名(Aさん、Cさん、Dさん)です。

───お忙しいところありがとうございます。
弁護革命はもともと弁護士の生産性を高めるツールとして開発されたのですが、事務局のご協力で有効に活用できるところは大いにあると思います。また、事務局業務との連携も常々意識しているところで、その点でもなにか好影響があったら嬉しいなという思いがあります。
事務局の視点からのお話をお聞きできたらと思っています。

全員:よろしくお願いします。

ーーーまず、皆さんの役割分担といいますか、担当業務を教えて頂けますか?

Aさん:法律事務担当の私・Bさん・Cさんが、事件ごとに担当を決めて、弁護士の補助としての一般的な法律事務を担当しています。弁護士ごとに法律事務担当を決めていた時期もありますが、今はランダムです。

Dさん:私は、パートタイムで、電話や来客の一次対応、定型業務や庶務を担当しています。事務所内で行う業務を担当していますので、テレワークはしていません。

文書登録の流れ

───事務所では、基本的に全ての記録を弁護革命に入れているそうですが、弁護革命に入れるまでの流れを教えてください。

Dさん:最初に弁護革命に入れる作業は私が担当しているので、流れをご説明します。

①弁護士または担当事務から弁護革命登録の指示を受けたら、複合機でスキャンします。
その際に、まとめてスキャンするのではなく、書類ごとにスキャンします。
例えば訴状一式を受け取ったら、訴状、証拠説明書、甲1、甲2、甲3…という感じで分けてスキャンします。
弁護革命では、書類ごとに分かれていた方が使いやすいので、そういうふうにしています。

②スキャンが終わったら、各書類が間違いなくスキャンできているかどうか(枚数にもれがないか、カラーはカラーで取り込めているか、不鮮明なところはないかなど)を確認します。

③弁護革命で事件のプロジェクトを作って、スキャンしたデータを文書登録します。

④弁護革命で、登録文書のタイトル・日付・作成者を、文書を見ながら正確に入力します。
証拠説明書があれば、それに従って入力します。

ここまで終わったら、ビジネスチャットか口頭で弁護士や担当事務に伝えて、一旦私の作業は終わります。

【ワンポイント〜タイトル・日付登録などの仕組み〜】

弁護革命には、スキャンした印刷物や手書き文字(PDFファイル)をテキストデータとして自動認識するOCR機能が付いています。
状態の良い一般的な印刷物なら99%以上の認識率があります。また資料のタイトル・日付・証拠番号まで分解して認識でき、弁護革命内自動的にタイトルなどが反映されます。
タイトルの付いていない資料や認識が難しい場合、また、ユーザー自身が分かりやすいタイトルを付けたいという場合もあります。
そういう場合は、弁護革命上でデータを修正することが可能です。

詳細はこちら
文書を編集する(書誌情報)

───事件が進んでいくと新たな資料が増えていきますが、その都度登録していきますか?

Dさん:はい。事件の最初は私が登録することが多いですが、その後は担当の事務員が同じような要領で追加の書面を登録していきます。分量が多い時などは、私が登録することもあります。

弁護革命で変わった法律事務

───弁護革命を使うようになって、どういうところが変わりましたか?

Aさん:まず、証拠作成が楽になりました。

以前は、弁護士から紙の資料を受け取って、スタンプを押したりコピーしたりして、一つ一つ手作業で作っていました。

弁護革命の場合は、弁護士が証拠として提出する文書に「甲1」「甲2」という符号を付けた上で、「甲1から5まで提出してください」と指示してくれます。

私たちは、それをダウンロードしてプリントアウトするだけです。
ダウンロードする際、「右肩に証拠番号を埋め込む」のオプションをオンにすると、号証の文字が自動的に埋め込まれます。紙にスタンプしたり、数字を書き込んだりする作業も不要になります。

紙の時は、一旦証拠を作った後に証拠を追加することになり、紙にスタンプをまた押して作り直しということもありました。
弁護革命だと、ダウンロードし直すだけで証拠番号が埋め込まれますので、作業量がだいぶ減りました。

【ワンポイント〜証拠番号を埋め込む〜】

「甲」や「乙」という文書符号(タグ)を付けた資料をダウンロードする際、「右肩に証拠番号を埋め込む」のオプションをオンにすると、右肩に証拠番号が書き込まれた状態でダウンロードできます。

詳細はこちら
まとめて操作(ダウンロード)

Cさん:証拠説明書が弁護革命で作れるので、手間が減りました。
証拠番号は、弁護士が書面を書きながら、弁護革命上で既に付け終わっています。私たちはその状態で引き継ぎますので、そのまま「リスト出力」という機能を実行すると、証拠説明書がほぼ完成した状態でダウンロードされてきます。
弁護革命は、弁護士が作ったツールならではと言いますか、弁護士業務をよく考えた機能だと思います。

【ワンポイント〜証拠説明書を簡単作成〜】

提出したい資料に証拠番号を付けて、日付・作成者・メモ(立証趣旨)を整えておきます。

証拠説明書として出力できます。
あとは事件番号など一般的な体裁を整えれば、証拠説明書の完成です。整理メモなどにも利用できます。

詳細はこちら
ツール(リスト出力)

───他に、事務作業が楽になったことはありますか?

Aさん:書類を探す時間が凄く減りました。
例えば弁護士から、「○○の取り寄せ終わってましたっけ?」と聞かれたり、「あの資料見せてもらえますか?」と言われたら、今までだとキャビネットから重たい記録を取り出して、自分の席まで運んできて、紙をめくって探していました。
それが弁護革命だと、机に座ったまま一瞬で見つかります。

Cさん:紙の資料だと、「後で探しやすいようにちゃんと整理すること」が大事ですが、間違えて別の場所に閉じてしまったり、人によって綴じるルールが違ったりすると、途端に分からなくなって、探すのに時間が掛かることがありました。

弁護革命だと、そもそも整理しなくても、パッと一覧から見つけやすいです。
符号(タグ)を付けて整理するだけでも、更に探しやすくなります。画面もとにかく見やすいです。

フォルダ内にファイルを入れて整理する昔ながらのやり方もあると思うのですが、見づらいですし、一つ一つフォルダを開いていくのが手間だと感じます。

Aさん:そうそう。フォルダだとすぐに数が増えていって、一つ一つドアを開けて探しにいかないといけない感じなのが不便ですよね。弁護革命だと、立ち上げた瞬間に全体がぱっと見えていて、視覚的に分かります。別のドアを開けに行かなくていいのが使いやすいです。

Cさん:弁護革命は、データがなくならないことも良いと思います。フォルダに入れていると、誰かが触ったりして、ふとしたはずみでファイルがなくなったりする不安があります。弁護革命は、ソフト上できれいに管理されているので、勝手になくなることがありません。

Aさん:弁護士に紙の書類を渡したりデータをメールで送る手間もなくなりましたね。
今までだと、FAXや郵便で来た書類をデスクまで届けに行ったり、メールに添付して送っていました。
それが今だと、ビジネスチャットや口頭で「弁護革命に入れておきました」で済みます。弁護革命は書類に連番が付くので、「ID何番です」と言えば済むのも楽ですね。
何かにつけ、伝達が早くなったと感じます。

Cさん:他の事務所の先生との共同受任事件でも、弁護革命が使われているので、記録の共有が自動でできるのは助かっています。
以前の事務所で弁護団事件の事務を担当していたときは、弁護団の先生方への記録の送付作業が本当に大変でした。弁護団の事務も弁護革命で随分楽になるだろうと思います。

───弁護士との共同作業は何か変わりましたか?

Aさん:「同じもの」をすぐに見られるようになったというか、認識を合わせやすくなったことを感じます。弁護革命に入っているデータなら、「これ」というのがお互いにすぐに分かります。弁護士の指示も短くなりました。紙のときには、付せんを貼って、こうしてくれとか、時間がかかっていたと思います。

Cさん:記録の取り合いがなくなったというのも良いですよね。
以前なら、遠方の期日に記録を持っていかれたり、自宅に持って帰られた時に、事務作業が滞ることもありました。
事務局としては弁護士優先ですから、そういった気を遣う必要がなくなるのも大きいです。

───弁護革命を導入して、ご自身の仕事がしやすくなったところはありますか?

Aさん:例えば書類を探す時間、記録を取りに行く時間、弁護士に書類を送る時間などが減ったおかげで、しっかり時間を掛けたい仕事に集中しやすくなりました。
「バタバタ作業しているうちに、いつの間にか時間が経っていた」みたいなことが減りましたね。

───今まで同様、紙の記録も作っていますか?

Cさん:はい、それはそれで作っています。
郵便物が届くことも多いですし、FAXした書面なども閉じておく必要はありますので。
ただ、紙の記録に触れる機会は本当に減りましたね。

弁護革命導入について

───事務所として弁護革命を使い始めると聞いた時、どういう感想を持ちましたか?

Cさん:今まで紙の記録でしか仕事をしていなかったので、「ちゃんと使えるかな」という不安は少しありました。
ただ、弁護士が先に使っていて、使い方をレクチャーしてくれましたし、分からない時はその都度聞いていました。
弁護士の側が便利だと思っているなら、そんなものかなと考えて、ついていけるというところもあるように思います。

───どれくらいで使いこなせるようになりましたか?

Dさん:たしか、一ヶ月も掛からなかった気がします。弁護革命って、複雑なところがないので、使いやすい作りですよね。とっつきやすいと思うので、使いながら慣れていけばそれで分かる感じだと思います。

Aさん:私の場合は、当時担当していた弁護士が弁護革命を使っていなかったので、事務局の中では使い始めるのが遅かったんです。一番早かったCさんに比べると、1年半以上遅かったと思います。
他の事務局が慣れていた分、色々教えてもらえたのは良かったです。

───元々、パソコンやWEBツールはお得意だったのでしょうか?

Aさん:いえいえ、全然です。パソコンも基本的な機能を使う程度です。
Cさん・Dさん:私もです。うちの事務所では弁護士の方が詳しいと思います。

事務局のテレワークについて

───テレワークもされているそうですが、実際やってみていかがでしょうか?

Cさん:長年事務所で仕事をしてきたので、最初は慣れない部分もありましたが、すぐにコツがつかめました。事務所からパソコンを貸与されていて、事務所内のパソコンにリモートで接続できる体制になっています。自宅から弁護革命を操作できるので、事件記録を使った作業も問題なくやれていますね。

Aさん:私は通勤に片道40〜50分掛かるので、それが無い分、別の用事ができるのは助かります。コロナは通勤に伴うリスクもあるので、事務所がこうしてテレワークに取り組んでくれるのは働く立場として安心です。

───事務局が出勤して弁護士がテレワークというのは聞きますが、事務局もテレワークというのは珍しいですよね。

Cさん:そうですね。紙の記録だったら、事務員が持って帰るわけにもいかないので、そこが壁になりそうです。自宅からでも弁護革命を見られる体制だと、事件記録の悩みが全然ありませんね。何も持たずに帰っても、パソコンを立ち上げればやれることが多くあるので、幅が広がると思います。

───テレワークの時は、どういう作業をされているのでしょうか?

Aさん:例えば、申立書や準備書面の形式面を整えて雛型を作成したり、提出前に形式チェックする作業です。

弁護革命との関係で言えば、準備書面等について、他の書面等の引用部分が合っているか、弁護士が引用している証拠の証拠番号が合っているかなどを弁護革命を使いながらチェックしていきます。

また、Dさんが弁護革命に登録してくれた新件の記録について、符号や番号を整えていく作業もします。この作業は、紙の記録にインデックスをつける作業に似ています。
一つの案件の事件数が増えた時には、混乱しないようにきちんと符号を付ける必要がありますので、事件担当の事務で作業しています。

Cさん:私は会計や勤怠の事務も担当していますので、そのあたりの作業をテレワークでやることも多いです。

───ただ、どうしても事務所でないと作業が難しい仕事もあると思います。そのあたりはどうされていますか?

Aさん:そうですね、FAXを送ったり、郵便を出したり、郵便物をチェックしたりというのは、テレワークでは難しいので、その日出勤している事務局が担当することになっています。
お互い助け合いながら、ちゃんとコミュニケーションを取って、仕事が滞らないように、そしてミスがないように心掛けています。

これから導入を考えている方へ

───色々具体的なお話もありがとうございました。これから弁護革命の導入を考えている方に向けて、事務局の視点からメッセージをお願いします。

Aさん:弁護革命は、事務局にとっても非常に役立つツールだと実感しました。
弁護士とのやりとりも早くなりますし、余計なやりとりも随分減りました。仕事が効率化できると、その分弁護士からの指示を素早く処理できたり、文書を作ったり考えたりする時間にも充てられるので、結果的に弁護士や事務所全体の役に立てると思います。

私は30年法律事務をやっていますが、昔では考えられないといいますか、時代は変わったんだなと思いました。
ただこれは、使ってみて初めて気付いたことなので、とにかく一度使ってみるのが良いと思います。

Dさん:私はこの事務所に入るまで法律事務経験は無かったのですが、弁護革命があったおかげで、業務がスリムといいますか、シンプルだったので、覚えやすかったです。

Cさん:事務員が一人しかいない事務所だと事務員のテレワークは難しいと思いますが、複数いる事務所であれば可能ではないかと思います。
継続的にテレワークを導入するかどうかは別として、コロナ禍のようなこともありますので、テレワークできる体制を作っておくのは大事かなと思いました。

Aさん:せっかく法律事務経験が長くて優秀な方でも、出産や育児、あるいは介護といった色々な事情で、フルタイムで出勤して働くのが難しいという方もいらっしゃいます。
そういった方でも、週に何日かテレワークができるとなれば、お仕事を続けやすいのではないかと思います。

開発者山本の感想

山本了宣:膨大な開示証拠を管理する必要に迫られたことをきっかけに、『弁護革命』を開発しました。
弁護士(大阪)。 NOTE https://note.com/ryoseny/

弁護革命は、「起案」「記録検討」といった弁護士の「本来の仕事」を、速く高いクオリティでこなせるように工夫されたツールです。そのためには、下準備や連携がスムーズにできることも重要ですので、補助機能も様々盛り込んであります。

開発者としての関心事項の1つは、「弁護革命が、『弁護士1人』や『弁護団』で使うときに、高い効果があることは分かってきた。では、事務所全体・事務局との連携という視点ではどうだろう?」ということです。弁護革命が弁護士の仕事を楽で生産的にするとしても、事務局の仕事がつらくなるようでは残念です。
弁護革命を使うと、弁護士と事務局との共同作業がより良くなるように、そして、事務局「自身」の仕事も、弁護革命によって楽になるというのが理想的です。

古家野法律事務所は、弁護士事務員の全体で弁護革命を活用していただいています。事務局にとっての弁護革命についてお話をうかがってきました。


事務局の「仕事」に使える

最初に印象に残ったのは、事務局の固有の仕事も、弁護革命で楽になるというお話を聞けたことでした。

1つは証拠作成の場面です。リアルに感じたのは、証拠番号の付け直し、つまり、弁護士が作業していて、途中に証拠を追加する必要が出てきたというようなケースです。

「紙の時は、一旦証拠を作った後に証拠を追加することになり、紙にスタンプをまた押して作り直しということもありました。弁護革命だと、ダウンロードし直すだけで証拠番号が埋め込まれますので、作業量がだいぶ減りました。」というお話でした。

弁護革命なら、証拠番号付け自体を弁護士が画面上でやり直せますし、事務局はクリックでダウンロードするだけです。これだけでも事務局の作業時間が減ったり、もしかしたら残業も減るかもしれないと思うと、大変喜ばしいことです。

また、「書類を探す時間が凄く減りました」というお話がありました。

「例えば弁護士から、「○○の取り寄せ終わってましたっけ?」と聞かれたり、「あの資料見せてもらえますか?」と言われたら、今までだとキャビネットから重たい記録を取り出して、自分の席まで運んできて、紙をめくって探していました。それが弁護革命だと、机に座ったまま一瞬で見つかります。」

書類を探すのが楽という点は弁護士の感想としても、非常によく耳にします。ただ、事務局の視点だと、「弁護士に頼まれて資料を探す」という場面も出てくることを改めて実感しました。おそらく、この作業はかなり苦痛を伴うだろうと思うのですが(笑)、弁護革命がその無駄をなくせることが分かりました。

テレワークでも、「自宅からでも弁護革命を見られる体制だと、事件記録の悩みが全然ありませんね。何も持たずに帰っても、パソコンを立ち上げればやれることが多くあるので、幅が広がると思います。」という具合に、役だっているというお話をうかがえました。
「なくならない」

2点目に、弁護革命だと書類がなくならないというお話が印象に残りました。

「弁護革命は、データがなくならないことも良いと思います。フォルダに入れていると、誰かが触ったりして、ふとしたはずみでファイルがなくなったりする不安があります。弁護革命は、ソフト上できれいに管理されているので、勝手になくなることがありません。」

開発者である私自身、この点は「フォルダの弱点」として感じていたところでもあります。フォルダというのは基本的にはファイルを入れておく箱でしかありませんので、データベース的な管理ができません。ファイルを動かしたり消したりしても明確な痕跡が残らないため、「ほんとにここに全部あるのか?」という不安が残ってしまうのです。たとえば、Windowsのデフォルトの設定だと、間違ってデリートボタンに手をかすらせるだけで、選択されているファイルがいきなり消えます。

弁護革命は、「文書DB」という名前の通り、文書をデータベースとして管理しています。そもそも気楽には削除できないようになっていますし、IDが必ず連番で振ってあるため、抜ければ分かります。

特に事務局の場合は、記録の管理に責任を持っておられるのではないかと思います。その視点から、勝手にデータがなくならないことを、メリットとしてあげていただいたのは嬉しい限りです。
「同じもの」を見られて連携が改善

最後に、「同じもの」が見られるというお話が印象に残りました。

「「同じもの」をすぐに見られるようになったというか、認識を合わせやすくなったことを感じます。弁護革命に入っているデータなら、「これ」というのがお互いにすぐに分かります。弁護士の指示も短くなりました。紙のときには、付せんを貼って、こうしてくれとか、時間がかかっていたと思います。」

紙にせよ電子データにせよ、確実に同じものを見るというのは案外難しいと思います。
似たようなデータを続けてやりとりしていても、その時点で自分が「これ」と思っているものをメールに添付して、「この添付ファイルを見てください」という風に頼んだりすることはないでしょうか。同じようなデータがいくつも発生してしまう上に、データ転送が増えるので、無駄なだけでなくセキュリティ上も好ましくないのですが、「これ」と言うための基盤が無いと、どうしてもこのやり方に頼ってしまうことになるのです。

弁護革命の場合には、「ID何番」などと言えば、それだけで確実に文書を特定できます。また、見た目としても、文書がきちんと整列されており、見え方が人によってほとんど変わらないため、「同じものを見られる」感覚が出てくるのではないかと思います。
今回のインタビューで、事務局のお仕事に弁護革命をどう役立てていただけるかのイメージを持つことができました。事務局の視点から希望される機能などもいくつかおうかがいできたので、事務局にも役立てていただけるツールとして弁護革命を更に洗練させていきたいと思います。

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